Wir zeigen, wie eine regelmäßige Check-In-Routine simpel und effektiv für ein besseres Miteinander im Team sorgt – egal ob im analogen oder digitalen Raum.

Weltweit haben Beschäftigte (Großraum-)Büro gegen Homeoffice eingetauscht. Bei vielen sieht die Bilanz nach rund zwei Monaten gemischt aus und der heimische Schreibtisch gleicht oftmals einer kleinen, einsamen Insel: Flexibilität und Zeit wurden gewonnen, aber Teamgeist, Wir-Gefühl und Kommunikation bleiben auf der Strecke. Der oft zitierte fehlende Plausch an der Kaffeemaschine ist nur ein Grund, weshalb sich Teammitglieder trotz hektischem Videomeeting-Marathon isoliert fühlen und die erfolgreiche Zusammenarbeit nicht mehr so recht funktionieren will.

Wir stellen eine Routine vor, die sowohl remote als auch vor Ort arbeitende Teams näher zusammenrücken lässt und zu einem produktiveren Miteinander führt: Der Check-in und Check-out, der in zwei Formen erfolgen kann:

Variante 1: Weekly Check-in & Check-out des gesamten Teams

Zum Wochenstart und am Ende der Woche empfehlen wir einen einstündigen Slot zum gemeinsamen Check-in und Check-out im Team. Diese zwei wöchentlichen Zusammenkünfte setzen den Rahmen für die Zusammenarbeit der Woche und sind Ort für Austausch, Updates, offene Fragen und Teambuilding. Sie finden gemeinsam im Büro, oder aber digital über ein Videokonferenz-Tool statt. Ein Teammitglied moderiert, gerne kann sich dabei von Woche zu Woche abgewechselt werden. Diese Person denkt sich im Voraus ein Warmup aus, führt die anderen durch die Agenda, leitet Abstimmungen an und gewährleistet, dass am Ende keine Frage mehr offen bleibt.

Der Check-in am Montag dient dazu, sich aufeinander und auf die Woche einzustellen. Nach einer kurzen Begrüßung und einem Warmup geht es darum zu erfahren, wie es den KollegInnen eigentlich geht, was sie umtreibt und unter welchen Umständen sie in die Arbeitswoche starten. Wenn ich weiß, dass mein neuer Kollege gerade wegen seines kranken Kindes nachts kein Auge zumacht, kann ich sein Gähnen im Meeting richtig deuten und bringe ihm einen Kaffee mit, anstatt sein Verhalten persönlich zu nehmen und mich über sein fehlendes Engagement zu ärgern. Kurzum: Wir vermeiden Missverständnisse und fördern Empathie, Rücksichtnahme und gute Zusammenarbeit. Anschließend werden Themen, die in der Gruppe besprochen werden sollen, gesammelt, priorisiert und abgehandelt. Nach einem abschließenden kleinen Check-out startet jedes Teammitglied informiert und möglichst beschwingt in die individuelle Woche.

Der Check-out am Freitag (oder am letzten Arbeitstag der Woche) folgt der gleichen Struktur. Hier ist Zeit, die Woche zu reflektieren und neben Problemen auch einmal dezidiert Highlights mit dem Team zu teilen und sich gegenseitig Lob und Dank auszusprechen – beispielsweise in Form einer High-Five-Runde.

Agenda für Check-in und Check-out (jeweils 60 Minuten)

• Hallo & Willkommen (‘5)

• Warmup (‘5)

• Social Check-in: Wie geht’s dir? (‘2 pro Person)

• Themensammlung & Priorisierung (‘5)

• Besprechung der Themen (‘25)

• Check-out (‘5)